Informativa sul trattamento dei dati personali degli utenti dei servizi web e degli altri canali di comunicazione, ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 UE

La Smart2People S.r.l. (di seguito anche “Smart2People”) con sede in Roma, via del Giuba, 9, in qualità di Titolare del trattamento dei dati, informa gli interessati (utenti dei servizi della Smart2People), riguardo il trattamento dei loro dati personali, da loro direttamente forniti attraverso l’interazione con i servizi web della Smart2People, accessibili a partire dall’indirizzo web: www.smart2people.it che corrisponde alla pagina iniziale del sito e degli altri canali di comunicazione quali Contact Center, Servizi Mobile, Chat, Skype, Fax, Posta elettronica o altri strumenti di comunicazione digitale.

La Smart2People assicura che il trattamento di tali dati relativi agli utenti dei servizi della Smart2People (di seguito “utenti”) è effettuato in stretta osservanza dei presupposti e nei limiti stabiliti dal Regolamento UE 2016/679 e dal decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, così come modificato e integrato dal decreto legislativo 10 agosto 2018, n. 101 “Disposizioni per l’adeguamento della normativa nazionale alle disposizioni del Regolamento (UE) 2016/679” e nel rispetto dei principi di liceità, minimizzazione, limitazione, sicurezza, correttezza e integrità così come sanciti dal Regolamento UE.

Policy utilizzo del portale web www.smart2people.it e degli altri canali di comunicazione.

I dati personali sono forniti direttamente dagli utenti all’atto della registrazione al portale web www.smart2people.it (pagina di registrazione https://www.smart2people.it/registrazione) ed hanno lo scopo di consentire la piena fruizione dei servizi messi a disposizione dalla Smart2People, come, per esempio l’attribuzione delle credenziali di autenticazione personale (NomeUtente e Password), la richiesta dei servizi online e le richieste di assistenza tramite Contact Center o Chat.

I dati forniti dell’utente sono condizione essenziale per essere abilitati all’accesso nell’area riservata del portale e alla eventuale richiesta dei servizi proposti dalla Smart2People. I dati personali vengono acquisiti e conservati nei supporti di memorizzazione dei server e sono protetti da idonee misure tecniche ed organizzative di sicurezza in conformità alle disposizioni del GDPR UE 2016/679. L’accesso all’area riservata da parte del soggetto abilitato è strettamente personale ed è basato sull’utilizzo delle credenziali di autenticazione unicamente in possesso di ogni singolo utente.

Si precisa che, in aggiunta a quanto di seguito specificato per i dati di navigazione nelle pagine del sito web, è nelle facoltà dell’utente fornire i propri dati personali eventualmente richiesti durante la navigazione nelle diverse pagine del sito o durante la fase di richiesta di contatto e, solamente per alcune azioni, il loro mancato conferimento può comportare l’impossibilità di ottenere quanto richiesto. Es: la mancata fornitura dell’indirizzo mail e del numero di telefono cellulare comporta l’impossibilità di ottenere la prima password di accesso all’area riservata.

Qualora l’utente invii, in modo esplicito e volontario, messaggi di posta elettronica agli indirizzi indicati sul sito web o richieste di contatto attraverso gli appositi pannelli presenti nelle pagine del sito, questa azione volontaria comporta, per sua stessa natura, la conseguente acquisizione dell'indirizzo del mittente, necessario per rispondere alle richieste, nonché degli eventuali altri dati personali inseriti nella mail o nella richiesta di contatto.

Ulteriori informative di sintesi sono riportate o visualizzabili nelle pagine del sito attraverso le quali gli utenti potranno attivare specifiche richieste di servizi verso i nostri partner.

 

Finalità del trattamento e comunicazione dei dati personali degli utenti.

I dati personali forniti dagli utenti sono utilizzati al solo fine di consentire l’accesso all’area riservata o permettere all’utente di fruire del servizio richiesto alla Smart2People e non sono comunicati a terzi, salvo che tale operazione sia prevista da norme di legge o da regolamenti, e nei limiti dagli stessi fissati, o sia necessaria per il perseguimento dei fini istituzionali della Smart2People oppure previa richiesta dell’utente finalizzata alla fruizione dello specifico servizio offerto da uno dei nostri partner.

La compilazione di form web specifici relativi a servizi offerti dalla Smart2People comporta l’acquisizione di dati personali dell’utente. L’utente registrato che inserisce i dati per una richiesta specifica è consapevole che tali dati verranno utilizzati per le finalità di lavorazione facenti capo ai servizi richiesti. I contatti e recapiti personali sono raccolti all’atto della richiesta di iscrizione al portale della Smart2People e sono utilizzati per comunicare con gli utenti nell’ambito della gestione del ciclo di vita dell’erogazione dei servizi richiesti.

Inoltre, allo scopo di rendere un più completo ed efficace servizio all’utente, i contatti forniti potranno essere ulteriormente utilizzati da parte della Smart2People per l’invio di comunicazioni inerenti il ripristino delle credenziali di accesso alla propria area riservata; per le comunicazioni relative alle richieste di informazioni generiche riguardanti i servizi richiesti dall’utente; per le risposte ad un suo quesito; per le comunicazioni di tipo commerciale qualora l’utente in fase di registrazione o in un momento successivo abbia richiesto la sottoscrizione a tale servizio; per le comunicazioni di tipo informativo inerenti ad una o più aree tematiche qualora l’utente in fase di registrazione o in un momento successivo abbia richiesto spontaneamente la sottoscrizione di questo tipo di servizio;

La Smart2People invita gli utenti a fornire soltanto recapiti personali, indicando, nelle apposite sezioni, i contatti riconducibili alle loro sole persone fisiche e non a soggetti terzi o ad intermediari e, nelle richieste di servizi, a non comunicare nominativi o ulteriori dati personali di altri soggetti.

Alcuni dati acquisiti potranno essere aggregati in forma anonima per produrre delle elaborazioni statistiche sugli utilizzi dei servizi, oppure utilizzati per azione proattiva a vantaggio dell’utente autenticato, per proporre servizi di possibile interesse o per aiutarlo nella navigazione del sito.

Luogo e modalità di trattamento dei dati

I trattamenti connessi ai servizi del Portale e degli altri canali di comunicazione della Smart2People hanno luogo presso le sedi della Smart2People e sono effettuati dai Responsabili del trattamento (designati dalla Smart2People ai sensi dell’articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679) e da personale tecnico o amministrativo aziendale, a tal fine espressamente incaricato ed istruito, con logiche strettamente correlate alle finalità per le quali i dati sono raccolti e, comunque, in modo da garantirne la sicurezza e la riservatezza nel rispetto delle previsioni del Regolamento UE, a partire da quanto indicato agli artt. da 5 a 11, e dal decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, così come modificato e integrato dal decreto legislativo 10 agosto 2018, n. 101 “Disposizioni per l’adeguamento della normativa nazionale alle disposizioni del Regolamento (UE) 2016/679”.

I dati personali sono trattati con strumenti automatizzati per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti e specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita di dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati. Nessun dato personale derivante dall’uso dei servizi del Portale e degli altri canali di comunicazione viene diffuso se non previsto da specifiche norme.

I dati personali saranno conservati negli archivi informatici di Smart2people S.r.l., collocati all’interno dell’Unione Europea, per un massimo di 5 anni dalla data in cui sono stati forniti dagli utenti e/o dall’ultimo servizio richiesto, salvo la facoltà, degli utenti stessi, di esercitare i diritti previsti per legge come di seguito descritto.

Diritti degli utenti.

Gli utenti hanno il diritto, in qualunque momento, di ottenere la conferma dell’esistenza o meno dei dati personali che li riguardano e/o a verificarne l’utilizzo fatto dalla Smart2People.

Gli utenti, inoltre, hanno il diritto di chiedere, nelle forme previste dall’ordinamento, la rettifica dei dati personali inesatti e l’integrazione di quelli incompleti; nei casi indicati dal Regolamento UE, fatta salva la speciale disciplina prevista per alcuni trattamenti, possono altresì chiedere la cancellazione dei dati, decorsi i previsti termini di conservazione, o la limitazione del trattamento; l’opposizione al trattamento, per motivi connessi alla loro situazione particolare, è consentita salvo che sussistano motivi legittimi per la prosecuzione del trattamento.

Nello specifico, in relazione ai dati oggetto del trattamento di cui alla presente informativa è riconosciuto all’utente, in qualsiasi momento, il diritto di:

  • ottenere informazioni in relazione alle finalità per cui i Suoi dati sono trattati, al periodo de trattamento ed ai soggetti cui i dati sono comunicati (c.d. diritto di accesso – art . 15 GDPR UE 2016/679)
  • ottenere la rettifica o integrazione dei dati personali inesatti che la riguardano (c.d. diritto di rettifica - art. 16 RGDPR UE 2016/679);
  • ottenere la cancellazione dei dati che la riguardano nei seguenti casi (a) non sono più necessari rispetto alle finalità per cui sono stati raccolti (b) Lei abbia ritirato il suo consenso se il trattamento è basato sul consenso stesso (c) Lei si è opposto al trattamento dei dati nel caso in cui i dati siano trattati per un nostro legittimo interesse (d) il trattamento non sia conforme alla legge. Tuttavia, le segnaliamo che la conservazione dei Suoi dati personali da parte della scrivente è lecita qualora sia necessaria per consentirle di adempiere ad un obbligo legale o per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria (c.d. diritto di cancellazione - art.17 DPR UE 2016/679);
  • ottenere che i dati che la riguardano siano solo conservati senza che degli stessi sia fatto altro uso nei seguenti casi (a) se lei contesta l’esattezza dei dati per consentirci gli opportuni accertamenti (b) il trattamento sia illecito ma Lei si opponga alla cancellazione (c) i dati Le siano necessari per accertamento, esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziaria (d) Lei si sia opposto al trattamento e si sia in attesa della verifica in merito alla prevalenza del nostro interesse legittimo rispetto al suo di interessato (c.d. diritto di limitazione - art. 18 GDPR UE 2016/679);
  • ricevere in un formato di uso comune, leggibile da dispositivo automatico e interoperabile i dati che la riguardano, se essi siano trattati in forza di contratto o sulla base di suo consenso o con mezzi automatizzati (c.d. diritto di portabilità – art. art. 20 GDPR UE 2016/679);
  • ottenere la cessazione del trattamento nel caso in cui i dati siano trattati nel nostro legittimo interesse e Lei ne contesti la l’esistenza (c.d. diritto di opposizione – art. 21 GDPR 2016/679)

 

L'apposita istanza alla Smart2People è presentata contattando il Responsabile della protezione dei dati presso la Smart2People (Smart2People - Responsabile della Protezione dei dati personali, Via del Giuba,9 cap. 00199, Roma; posta elettronica certificata Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.)

Gli utenti che ritengono che il trattamento dei dati personali a loro riferiti effettuato dalla Smart2People avvenga in violazione di quanto previsto dal Regolamento UE hanno il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (Autorità di controllo nazionale), come previsto dall'art. 77 del Regolamento stesso, o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del Regolamento UE).

Ulteriori informazioni in ordine ai diritti degli utenti sono reperibili sul sito web del Garante per la protezione dei dati personali all’indirizzo www.garanteprivacy.it.

Le informazioni in ordine al trattamento dei dati degli utenti della piattaforma Smart2People sono consultabili, all’interno della sezione PRIVACY del sito www.smart2people.it, alla voce “Informazioni sul trattamento dei dati personali degli utenti della Smart2People ai sensi dell'articolo 13 del Regolamento (UE) 2016/679”.

Elementi integrativi per l’utilizzo della piattaforma web e di particolari strumenti di comunicazione

Portale WEB

L’informativa è resa per il solo sito della Smart2People e non anche per altri siti web eventualmente consultati dall’utente tramite link presenti, di cui la Smart2People non è in alcun modo responsabile.

L’informativa si ispira alla raccomandazione relativa ai requisiti minimi per la raccolta di dati on-line nell'Unione Europea, adottata il 17 maggio 2001 dal gruppo di lavoro istituito dall'articolo 29 della direttiva 95/46/CE.

Tipi di dati trattati in aggiunta ai dati personali forniti dall’utente

Dati di navigazione

Alcune informazioni, relative agli utenti che si collegano al sito www.smart2people.it e navigano le pagine sue pagine, vengono raccolte in modo automatico dalle procedure software che applicano i protocolli di comunicazione su internet.

In questa categoria di dati rientrano gli indirizzi IP o i nomi di dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono, gli indirizzi in notazione URL (Uniform Resource Locator), l'orario della richiesta e altri parametri relativi al sistema operativo e all'ambiente informatico dell'utente.

Sebbene questi dati vengano utilizzati in forma anonima al solo scopo statistico, per monitorare l’utilizzo del sito e per controllarne il corretto funzionamento, potrebbero anche permettere a terzi di identificare gli utenti, attraverso elaborazioni e associazioni con altri dati.

Inoltre, su richiesta della competente autorità giudiziaria e con le garanzie disposte dalla legge, tali informazioni potrebbero servire per l'accertamento di responsabilità in caso di eventuali reati informatici commessi ai danni del sito.

Chat

La chat è uno strumento di informazione ed assistenza agli utenti alternativo al canale telefonico ed alla mail (Contact Center). Il servizio potrebbe essere erogato mediante l’utilizzo di operatore virtuale (chatbot).

Tutti i messaggi all'interno della chat sono archiviati, a tutela dell’utente e della Smart2People, e conservati su supporto elettronico al massimo per 5 anni. L’accesso ai messaggi archiviati è consentito, per esigenze di servizio, a taluni dipendenti della Smart2People ed eventualmente, alle autorità competenti che ne facciano richiesta; non sono mai comunicati a soggetti esterni alla Smart2People salvo che ciò sia espressamente disposto per legge.

Se l’utente ha fornito un indirizzo email, questo potrà essere utilizzato al termine della chat per l’eventuale invio in formato elettronico del contenuto della conversazione con l’operatore.

SMS

Gli eventuali SMS inviati dalla Smart2People possono essere trasmessi, sia attraverso procedure automatizzate che con l’intervento di operatori, ad un’apposita applicazione fruibile dalla intranet aziendale. Le comunicazioni inviate via SMS, a tutela dell’utente che riceve la comunicazione e della Smart2People, vengono conservate sul portale del partner di riferimento erogatore del servizio. L’accesso alle informazioni archiviate è consentito, per esigenze di servizio, a taluni dipendenti della Smart2People ed, eventualmente, alle autorità competenti che ne facciano richiesta. I dati archiviati non sono mai comunicati a soggetti esterni alla Smart2People salvo che ciò sia espressamente disposto per legge.

Cookies (web e siti mobili)

I punti di accesso web e siti mobili non prevedono mai l'utilizzo di cookies per la trasmissione di informazioni di carattere personale, né vengono utilizzati c.d. cookies persistenti di alcun tipo, ovvero sistemi per il tracciamento degli utenti.

Vengono adoperati esclusivamente i c.d. cookies di sessione che non vengono memorizzati in modo permanente sul terminale dell'utente, ma svaniscono con la chiusura del browser di navigazione.

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Varie

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